Arrendador cobra de más por el mantenimiento de áreas comunes en Florida
Su empresa recibió una factura por mantenimiento de áreas comunes (CAM) que parece demasiado alta, y quiere saber si el arrendador puede cobrarla. Sí, un arrendador comercial puede cobrar de más por el mantenimiento de áreas comunes en Florida cuando el monto facturado supera lo que permite el contrato de arrendamiento.
El contrato de arrendamiento determina esa cuestión más que cualquier regla general. Esta página explica dónde suelen originarse los cobros excesivos, qué cláusulas del contrato son las más importantes, cómo solicitar los registros y qué plazos conviene vigilar. Describe problemas comunes, no cómo se resolverá una factura específica.
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Sí, un arrendador puede cobrar de más por CAM cuando la facturación supera lo que permite el contrato
Un arrendador cobra de más por CAM cuando factura más de lo que permite el contrato de arrendamiento. Un cargo que el contrato nunca autoriza es un cobro excesivo, aunque el estado de cuenta parezca oficial.
Piense en el contrato como el reglamento y en la factura como el resultado. Si el resultado no sigue las reglas, la factura merece una revisión más cuidadosa. Muchos inquilinos suponen que un estado de cuenta formal debe ser correcto. Aun así, puede incluir cargos que el contrato no permite.
Las normas de Florida para los arrendamientos comerciales se encuentran en el Capítulo 83, Parte I. El Fla. Stat. § 83.001 establece que esa parte se aplica a los arrendamientos no residenciales y a todos los arrendamientos que no se rigen por la parte II de este capítulo. Eso ofrece el marco general, pero normalmente es el lenguaje del contrato el que hace la mayor parte del trabajo.
Los inquilinos a menudo esperan que la obligación implícita de buena fe y trato justo corrija una factura injusta. El Tribunal Supremo de Florida ha limitado ese argumento. Según QBE v. Chalfonte, una reclamación de buena fe fracasa cuando aplicarla contradiría los términos expresos del contrato. Comience por la redacción del contrato y luego compare la factura con ella.
Qué suelen cubrir los cargos de CAM
Los cargos de CAM pagan el mantenimiento de los espacios compartidos que usan todos los inquilinos. Los conceptos típicos incluyen estacionamientos, pasillos, vestíbulos, jardinería, iluminación y seguridad de los espacios comunes. Si un costo cuenta o no depende de cómo lo defina el contrato, no de la etiqueta que aparezca en la factura.
Su parte suele ser la superficie arrendada dividida entre la superficie rentable del edificio. Ese porcentaje determina cada estimación mensual que paga durante el año. Algunos contratos usan un monto fijo de CAM, así que verifique qué método utiliza el suyo antes de comparar cifras.
Al final del año, el arrendador prepara un estado de conciliación. Compara los montos estimados que usted pagó con los costos reales. Si pagó de menos, debe la diferencia. Si pagó de más, el contrato debe indicar cómo se maneja esa diferencia.
Lea la conciliación junto con el contrato. Muchos inquilinos empiezan por el total y pasan por alto las partidas que contienen el problema real.
Formas comunes en que los cargos de CAM se convierten en cobros excesivos
Los cobros excesivos suelen provenir de costos excluidos, partidas de capital, honorarios por encima de un tope, errores en la participación y cargos mal asignados. Cada uno incumple una cláusula distinta del contrato, así que clasifique la factura por categoría.
- Costos excluidos. Gastos por arrendar espacios vacantes, publicidad o financiamiento propio del arrendador, cuando el contrato los deja fuera.
- Mejoras de capital. Obras importantes en el edificio facturadas como gasto operativo, cuando el contrato las excluye o las limita a un monto amortizado.
- Honorarios por encima del tope. Cargos de administración o gestión que superan el límite del contrato, o que se cobran sobre costos ya cubiertos.
- Errores en la participación. Una superficie del edificio incorrecta, espacio que no es rentable o un porcentaje distinto al del contrato.
- Cargos mal asignados. Costos de años anteriores facturados ahora, o un mismo concepto cobrado a varios inquilinos.
Elija un año y revise la factura partida por partida. Un solo concepto que incumpla la definición del contrato puede bastar para iniciar una conversación seria. Los errores pequeños se repiten cada año cuando nadie los revisa.
Cláusulas del contrato que deciden la disputa
La definición de gastos operativos y su lista de exclusiones suelen decidir la disputa. Empiece por ahí y luego revise el resto.
Revise después cualquier cláusula de sobrecarga (gross-up). Esta cambia la forma en que se calcula su participación, así que aplique la fórmula paso a paso. Muchas cláusulas de sobrecarga ajustan los costos variables como si el edificio estuviera completamente ocupado.
Revise también cualquier tope a los aumentos anuales, el año base o el límite de gastos (un nivel de costo de partida por encima del cual usted paga aumentos) y cualquier límite a los honorarios administrativos. Cada uno puede cambiar el monto que usted debe.
Revise además los plazos. Algunos contratos exigen que el arrendador envíe los estados de conciliación dentro de un período determinado después del cierre del año. Anote la fecha en que llegó su estado y compárela con ese requisito.
Algunos contratos también le piden firmar un certificado de estoppel, que confirma los montos adeudados a una fecha determinada. Léalo con atención antes de firmarlo. Para más información sobre este tema, consulte nuestra página sobre certificados de estoppel del inquilino.
Cómo solicitar registros y usar los derechos de auditoría
Pida al arrendador por escrito el estado de conciliación y los registros que lo respaldan. Una solicitud escrita fija una fecha clara y muestra exactamente lo que pidió.
Solicite las facturas, el detalle del libro mayor del fondo de CAM y el cálculo de su participación. Pregunte qué superficie se utilizó y cómo se distribuyeron los costos compartidos. Guarde copias de cada solicitud y de cada respuesta.
Un contrato comercial puede incluir un derecho de auditoría. La cláusula de auditoría fija el plazo de aviso, el procedimiento y, a veces, quién paga la auditoría si aparece un cobro excesivo importante. Cumpla la cláusula exactamente como está redactada.
Anote en el calendario el plazo de la auditoría el día en que llegue el estado de cuenta. Un plazo de aviso vencido puede perjudicar su posición, aunque la factura fuera incorrecta.
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Recursos, plazos y riesgos de retener pagos
Un cobro excesivo suele perseguirse como incumplimiento del contrato de arrendamiento. La ley de Florida también fija el plazo máximo para demandar, y un contrato no puede acortarlo.
Para una acción sobre un contrato escrito, el Fla. Stat. § 95.11 establece un período de cinco años. Una cláusula del contrato que fije un plazo más corto para demandar es nula según el Fla. Stat. § 95.03.
Conforme al Fla. Stat. § 95.031, una causa de acción nace cuando ocurre su último elemento.
Los plazos de aviso y de auditoría del contrato son un asunto aparte. Son procedimientos previstos en el contrato, y omitirlos puede causar problemas aunque la factura fuera incorrecta. Según Williams v. Johnson, un contrato expreso que cubre la misma materia generalmente no sustenta una reclamación separada por enriquecimiento sin causa.
¿Puedo retener los pagos de CAM mientras disputo una factura?
Retener pagos sin seguir el contrato de arrendamiento puede dejarlo en incumplimiento. Lea las cláusulas de incumplimiento y de subsanación antes de cambiar la forma en que paga.
¿Puede el arrendador cobrar costos que el contrato no menciona?
Cuando el edificio cambia de dueño
Las condiciones de un contrato de arrendamiento comercial, incluidas las de CAM, dependen del texto que firmaron las partes, por lo que revisar ese documento es el punto de partida cuando cambia la propiedad del edificio. Lo que cada parte debe cumplir en una conciliación depende de los términos acordados y del documento que se firme.
La primera conciliación de un nuevo propietario puede incluir costos del período del propietario anterior. Confirme qué costos corresponden a cada período. Compare las fechas del estado de cuenta con la fecha en que se cerró la venta.
Pida un desglose por período. Si la factura incluye un concepto importante, pregunte qué era y cuándo se realizó el trabajo. Guarde juntos los documentos de la venta y los registros de facturación.
Para más información sobre cómo los contratos de arrendamiento continúan después de una venta, consulte nuestra página sobre contratos de arrendamiento comercial tras la venta del edificio.
Hable con Ayala Law sobre su factura de CAM
Ayala Law PA puede revisar con usted el lenguaje del contrato y los registros de facturación. Puede estar leyendo esto por una empresa que dirige o por un empleador cuyo departamento de propiedades envió la factura, y un estado de conciliación puede llegar en un momento difícil.
Ayala Law PA se enfoca en la litigación empresarial, incluida la litigación comercial, contractual e inmobiliaria. Los términos de honorarios se explican antes de cualquier contratación.
Llame al (305) 570-2208 o comuníquese a través de la página de contacto. La oficina del bufete está en Tampa, en 1646 W Snow Ave, y desde esa oficina atiende a empresas de Tampa, del condado de Hillsborough y del área de Tampa Bay. Eduardo A. Maura es el abogado responsable de esta página.
